Progetto “In corsa….per il futuro” - Formazione Lean office
Nelle giornate dell’1 e 8 febbraio 2021 noi studenti delle classi quarte dell’Istituto Tecnico Zanon abbiamo partecipato al percorso di formazione sulla Lean Office, nell’ambito del Progetto “In corsa...per il futuro 2020-2021”, articolato su 5 corsi totali.
Date le restrizioni dovute alla pandemia da COVID-19, il corso si è tenuto in modalità online nei pomeriggi delle giornate sopra indicate per una durata di 4 ore.
Dopo esserci collegati con l’esperto sulla piattaforma di Meet, abbiamo iniziato l’incontro ascoltando una spiegazione generale della Lean Office tramite il supporto di una presentazione in Power Point. Il Lean Office è un insieme di metodi e tecniche pensate per rendere efficienti i servizi, sia quelli erogati dalle aziende che vendono servizi come core business, sia quelli erogati dalle aziende commerciali o manifatturiere unitamente ai prodotti, nell’ambito del Customer Care.
Quello che ci ha permesso di capire ancora meglio di che cosa si tratta è stata l’esposizione di una serie di esempi specifici calati in situazioni reali ed anche l’illustrazione del “Tempio del sistema Toyota”.
Vari sono gli elementi che caratterizzano questo sistema manageriale, come ad esempio il fatto che il cliente sia visto come priorità di tutte le attività aziendali, la ricerca del miglioramento continuo in tutta l’azienda, la caccia agli sprechi ed il coinvolgimento di tutto il personale.
Dopo questa parte più teorica, abbiamo iniziato la fase pratica durante la quale siamo stati divisi in gruppi da 5 e abbiamo cercato di risolvere un problema organizzativo all’interno di un ufficio. Per fare ciò, l’esperto ci ha fornito un link per accedere ad una stanza virtuale, nella quale ogni gruppo poteva facilmente spostarsi per analizzare i vari reparti e le situazioni critiche di questi ultimi. Lo scopo del lavoro era ragionare su come si potesse riorganizzare l’ufficio e quindi ogni gruppo ha compilato un questionario contenente varie domande su quali fossero i problemi e le possibili soluzioni. Conclusa questa fase, ogni gruppo ha esposto le proprie considerazioni e in seguito l’esperto ci ha mostrato come andava riorganizzato l’ufficio in modo efficiente, mostrandoci nel dettaglio ed in tempo reale il loro ambiente di lavoro.
In particolare abbiamo imparato che avere un eccessivo numero di spostamenti all’interno di un ufficio non è positivo perché vi sono troppi passaggi non necessari con un conseguente spreco di tempo, bisogna quindi cercare di rendere meno complessa la struttura dell'ambiente lavorativo ed anche di limitare lo spostamento fisico del personale.
Un altro elemento che rallenta il sistema è l’impossibilità di lavorare se un collega è assente e quindi la mancanza di intercambiabilità tra i lavoratori.
Inoltre abbiamo compreso che tra i colleghi di una stessa impresa è fondamentale che ci sia un clima sereno, caratterizzato dalla collaborazione tra le parti.
Possiamo quindi dire che questo corso ha avuto un riscontro molto positivo all’interno della nostra classe perché tutti abbiamo partecipato attivamente e soprattutto l’esperto è stato in grado di esporre i contenuti in modo molto chiaro e coinvolgente.
Carmen R., Silvia Z. e Viviana G.